Office Manager/Chief of Staff Junior

MOMEN (mot latin) : mouvement, impulsion, importance. Nous accompagnons nos clients dans leurs moments clés, dans toutes leurs transformations.

MOMEN (momen.fr) est un cabinet de Management de Transition, créé en 2020, faisant déjà partie des leaders sur le marché.

Le principe du « Management de Transition » est de détacher des profils Dirigeants et C-level (Directeurs, DG, DAF, DRH, DSI, Direc juridique etc) dans les ETI et grandes entreprises, pour effectuer des missions de plusieurs mois/années, facturées à la journée.

Nos clients nous confient leurs enjeux sensibles et confidentiels : situation de crise, projets stratégiques, retournement / restructuring…

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Office Manager/Chief of Staff Junior capable de prendre en charge l'organisation quotidienne du cabinet et d'accompagner les équipes sur de nombreux sujets administratifs, logistiques et opérationnels.

Véritable chef d'orchestre du quotidien, vous veillez au bon fonctionnement de l'entreprise, à la qualité de vie des équipes et à la fluidité de l'ensemble des processus internes.

Vous êtes en lien direct avec la Direction et collaborez avec l'ensemble des équipes du cabinet.

L'Office Manager-Chief Of Staff occupe une fonction centrale au sein du cabinet. Véritable facilitateur du quotidien, il/elle veille au bon fonctionnement des bureaux, à la qualité de l'expérience collaborateur et accompagne la Direction sur de nombreux sujets :

• Assurer le bon fonctionnement quotidien des locaux
• Piloter les relations avec les prestataires : ménage, maintenance, sécurité, plantes, téléphonie.
• Gérer les accès, clés, équipements et mobiliers.
• Veiller à la qualité générale de l'environnement de travail.
• Superviser la logistique liée à notre studio d'entreprise.

• Assurer l'accueil des clients, candidats, managers de transition et partenaires.
• Organiser l'Onboarding logistique des nouveaux collaborateurs (interne)
• Gérer les livraisons
• Organiser les moments de convivialité : petits-déjeuners, anniversaires, événements internes, pots d'équipe
• Maintenir à jour les documents internes, procédures et annuaires.

• Assurer le suivi des équipements informatiques et consommables.
• Piloter les achats récurrents du cabinet
• Identifier et négocier avec les fournisseurs

• Organiser les séminaires, formations, déjeuners, soirées et événements internes.
• Réserver les restaurants et lieux adaptés.
• Organiser les déplacements de la Direction.
• Assurer la préparation logistique des rendez-vous importants.

• Gestion de l'Onboarding et de l'offboarding des Managers de Transition (freelances)
• Contrats : Production des contrats clients et contrats sous-traitants - Relation avec les sociétés de portages
  • Suivi de la vie du contrat (alertes fin de contrats, avenants, clôtures)
  • Echanges réguliers avec les clients et les managers de transition (mail, téléphone)
• Factures :
  • Récupération des CRA (comptes rendus d'activité) tous les mois
  • Production et envoi les factures tous les mois
  • Recouvrement Niveau 1 des factures auprès des clients
• Gestion des boites mails génériques : Administratif et contact
• Mise à jour de nos documents légaux